Добрый день!
>что делать с излишками, буде таковые окажутся?
Как это что? Списать на протирку матобеспечения. Чтоб не ржавело под воздействием агрессивной огружающей среды.
А если серьезно, речь-то идет о благотворительности (я не совсем уверен в том, что это не обидное слово, но просто не могу найти подходящего, на всякий случай заранее извиняюсь), а благотворительные взносы не требуют отчетности, это дело добровольное.